Zásady ochrany osobních údajů

Příloha č.1 Všeobecných obchodních podmínek společnosti Synergy Gold a.s.

Společnost Synergy Gold a.s., IČ: 11740817, se sídlem: Drahobejlova 1072/10, Libeň, 190 00 Praha 9, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ostravě, oddíl B, vložka 11358 (dále jen „Synergy Gold“ nebo „společnost Synergy Gold“), jakožto správce osobních údajů, si vás tímto, jako tzv. subjekty údajů, dovoluje informovat o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů ze strany společnosti Synergy Gold, včetně rozsahu vašich práv souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů ze strany společnosti Synergy Gold.

1. Jaké osobní údaje o vás společnost Synergy Gold zpracovává?

Společnost Synergy Gold zpracovává v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „Nařízení“) a dále v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů osobní údaje, které společnosti Synergy Gold poskytujete v souvislosti s nákupem zboží či využíváním služeb (např. v rámci objednávky zboží či při reklamaci zboží). Jedná se o tyto osobní údaje:

a) identifikační údaje

• jméno a příjmení, uživatelské jméno a heslo, a v případě nákupu jako podnikající osoby také vaše identifikační číslo (IČ) a daňové identifikační číslo (DIČ)

b) kontaktní údaje

• telefon, e-mail a doručovací, fakturační či jiná kontaktní adresa

c) údaje o objednávkách

• údaje o objednaném zboží a službách, údaje o platbách a doručení, informace o reklamacích

d) odvozené údaje

• jedná se o osobní údaje získané analýzou a zpracováním ostatních osobních údajů (například nákupní preference)

Společnost Synergy Gold zpracovává tyto osobní údaje pouze v souladu s níže uvedenými účely a v rozsahu a po dobu nezbytnou pro naplnění těchto stanovených účelů.

2. K jakým účelům a na základě jakých právních titulů společnost SYNERGY GOLD vaše osobní údaje zpracovává?

a. Zpracování osobních údajů v souvislosti s koupí zboží

Zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely uzavření kupní smlouvy a její následnou realizaci, dodání objednaného zboží a také z důvodu plnění zákonných povinností. V souvislosti s nákupem zboží na stránkách společnosti Synergy Gold mohou být vaše osobní údaje zpracovávány také s ohledem na níže uvedené oprávněné zájmy společnosti Synergy Gold.

V případě tvorby objednávky a následného plnění smluvního vztahu, společnost Synergy Gold shromažďuje a zpracovává vaše osobní údaje v rozsahu – jméno, příjmení, adresa pobytu či doručovací adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, údaje o objednávce a v případě nákupu jako podnikající osoba také identifikační číslo (IČ) a daňové identifikační číslo (DIČ). Sdělení těchto osobních údajů je základním předpokladem pro uzavření nebo změnu kupní smlouvy, komunikaci v rámci objednávky, jejího doručení nebo vyřízení případné reklamace, přičemž poskytnutí osobních údajů slouží primárně k vaší jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci a dále k vašemu kontaktování za výše uvedenými účely.

V případě nákupu zboží na stránkách společnosti Synergy Gold, je společnost Synergy Gold povinna zpracovávat vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednávce také pro účely plnění svých zákonných povinností. Jedná se zejména o zákonné povinnosti vyplývající ze:

• zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,
• zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele,
• zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,
• zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví,

případně dalších zákonů, a dále v souvislosti s kontrolami orgánu veřejné moci na základě těchto zákonů.

Společnost Synergy Gold dále v souvislosti s provedeným nákupem zboží zpracovává vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o provedené objednávce s ohledem na své oprávněné zájmy, spočívající zejména v ochraně právních nároků společnosti Synergy Gold a kontrole řádného plnění smlouvy a řádného poskytování služeb. Dále jsou vaše osobní údaje na základě oprávněných zájmů společnosti Synergy Gold zpracovávány pro účely zlepšování a přizpůsobování služeb a zjišťování vaší spokojenosti s nákupem.

Na základě oprávněného zájmu společnosti Synergy Gold můžete být i bez vašeho předchozího souhlasu, pokud jste toto neodmítli, oslovování s dalšími nabídkami zboží a služeb, a to i s personalizovanými, pokud tyto nabídky souvisí s již provedenými nákupy. Tyto nabídky mohou být prováděny e-mailem, telefonicky, nebo jiným vhodným způsobem.

Proti těmto zpracováním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

b. Zpracování osobních údajů v souvislosti s péči o zákazníky

Toto zpracování osobních údajů často navazuje na zpracování v souvislosti s koupí zboží. Pokud se na nás obrátíte s problémem, stížností či reklamací, budeme vaše osobní údaje (identifikační a kontaktní údaje, údaje o objednávkách, údaje související s využitím call centra) zpracovávat za účelem jejich vyřízení, a dále na základě našich oprávněných zájmů za účelem případné reakce na tyto problémy, stížnosti či reklamace, úpravy našich procesů a nabízených produktů a zlepšení našich služeb.

c. Zpracování osobních údajů v souvislosti se zasíláním newsletterů

V případě, že zaregistrujete vaši e-mailovou adresu k odběru newsletterů, společnost Synergy Gold bude zpracovávat vaše osobní údaje v rozsahu – e-mailová adresa, a to na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů za účelem zasílání nabídkových e-mailů a dalších obchodních sdělení prostřednictvím elektronických prostředků dle zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Vaše osobní údaje společnost Synergy Gold začne zpracovávat až poté, kdy zaregistrujete vaši e-mailovou adresu k odběru newsletterů na webu společnosti Synergy Gold.

d. Zpracování na základě vašeho souhlasu

Pokud dáte společnosti Synergy Gold souhlas se zpracováním osobních údajů, bude vaše osobní údaje zpracovávat také k účelům uvedeným v tomto souhlasu.

3.  Po jakou dobu vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje jsou v prvé řadě zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu mezi Vámi a společností Synergy Gold, tj. po dobu možnosti výkonu práv a povinností z tohoto smluvního vztahu, tj. zejména po dobu trvání promlčecí doby a přiměřenou dobu po ní pro případ, že by jakýkoli nárok byl uplatněn po konci promlčecí doby.

Dále upozorňujeme, že osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služeb, resp. pro splnění všech povinností společnosti Synergy Gold, ať již tyto povinnosti vyplývají ze smlouvy mezi námi či z obecně závazných právních předpisů musíme zpracovávat bez ohledu na vámi udělený souhlas po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy či v souladu s nimi (např. u daňových dokladů je dle § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, touto dobou doba nejméně 10 let).

V případě, že osobní údaje zpracováváme pro účely zasílání newsletterů na základě vašeho přihlášení k jejich odběru, jsou tyto osobní údaje zpracovávány do doby odhlášení vašeho e-mailu z přijímání těchto newsletterů, a to prostřednictvím odkazu uvedeného v zasílaných e-mailech nebo jiným odvoláním souhlasu se zasíláním newsletterů.

Údaje získané prostřednictvím uživatelského účtu či jiným obdobným způsobem, zpracováváme po dobu využívání našich služeb a dále obvykle 5 let po jeho zrušení. Následně po zrušení uživatelského účtu jsou obvykle ukládány po přiměřenou dobu pouze základní identifikační údaje a údaj o tom, z jakého důvodu byl uživatelský účet zrušen, či údaje tvořící součást provozních záloh.

Osobní údaje zpracovávané na základě oprávněného zájmu společnosti Synergy Gold jsou zpracovávány po přiměřenou dobu, kdy trvá náš výše specifikovaný oprávněný zájem.

Nahrávky telefonních hovorů z call centra a jiné záznamy komunikace jsou uchovávány po krátkou dobu, nejdéle však po dobu 1 roku, ledaže pro nás bude z důvodu oprávněného zájmu nezbytné uchovat si nahrávky po delší dobu (např. při podezření ze zneužití údajů, z podvodu apod.)

V případě, že vaše osobní údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu, jsou zpracovávány po dobu uvedenou v tomto souhlasu, případně do jeho odvolání, nastane-li před dobou, na kterou byl souhlas udělen.

4. Kdo všechno bude mít k vašim osobním údajům přístup?

a) Předávání osobních údajů v souvislosti s doručováním zboží

Aby vám společnost Synergy Gold mohla zboží doručit, využívá společnost Synergy Gold služeb přepravních společností. Těmto přepravním společnostem jsou předávány vaše identifikační a kontaktní údaje.

Společnost Synergy Gold využívá následující přepravní společnosti:

• Zásilkovna s.r.o., IČ 28408306
• PPL CZ s.r.o., IČ 25194798
• General Logistics Systems Czech Republic, s.r.o., IČ 26087961
• Česká pošta, s.p., IČ 47114983
• Individuálních kurýrních služeb

b) Rovněž k zaplacení za zboží společnost Synergy Gold využívá služeb třetích osob, a to provozovatelů platebních systémů a platebních bran. Těmto provozovatelům jsou předávány zejména údaje o objednávkách.

Společnost Synergy Gold využívá následující provozovatelé platebních systémů:

–         Bude vyplněno po spuštění prodejního webu společnosti

c) Společnost Synergy Gold využívá služeb třetích osob také v souvislosti se zajištěním co nejkvalitnější péče o zákazníky. Těmto subjektům jsou na základě oprávněných zájmů společnosti Synergy Gold předávány zejména vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednávkách.

Mezi tyto třetí osoby patří:

• Společnost Koraponas a.s. – akcionář společnosti Synergy Gold a.s.

d) Společnost Synergy Gold spolupracuje s třetími osobami také v souvislosti se svými marketingovými aktivitami. Těmto osobám mohou být předávány vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o objednávkách a údaje o chování na internetových stránkách.

 Společnost Synergy Gold v rámci marketingu využívá služeb následujících subjektů:

• Společnost Koraponas a.s. – akcionář společnosti Synergy Gold a.s.
• Michal Maňák, marketingový poradce

e) Společnost Synergy Gold v souvislostí se svou činností dále spolupracuje a předává osobní údaje těmto subjektům, a to za těmito uvedenými účely:

Žádný subjekt

5. Předávání údajů mimo EU

Vaše osobní údaje společnost Synergy Gold může v některých případech předávat také do zemí, kterou nejsou součástí Evropského hospodářského prostoru, a to v souvislosti s využíváním služeb některých zahraničních společností (Google, Facebook). Společnost Synergy Gold osobní údaje předává vždy jen společnostem, které se zavázali důsledně chránit vaše osobní údaje, a to výhradně ze Spojených států. I přes to vás musíme upozornit, že USA jsou zemí, která dle evropské legislativy  neposkytuje adekvátní úroveň ochrany osobních údajů; z toho mimo jiné vyplývá, že vládní agentury v USA mohou být oprávněny k přístupu k vašim osobním údajům, aniž by byly k dispozici účinné opravné prostředky.

6. Jaká máte práva ve vztahu ke zpracování osobních údajů ze strany společnosti Synergy Gold?

 V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte vůči společnosti Synergy Gold určitá práva. Mezi tato práva patří:

a) Právo na přístup – na základě tohoto práva máte právo vědět, jaké údaje jsou o vás zpracovávány, za jakým účelem, po jakou dobu, kde jsou vaše osobní údaje získávány, komu jsou předávány, kdo je mimo společnost Synergy Gold zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů. Přestože by veškeré informace měly být součástí těchto informací (případně jiných dokumentů, na které tyto informace odkazují), můžete se v případě nejasností na společnost Synergy Gold s žádostí o další informace obrátit.

b) Právo na opravu – v případě, kdy zjistíte, že osobní údaje, které o vás společnost Synergy Gold zpracovává, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, aby byly bez zbytečného odkladu opraveny, popřípadě doplněny.

c) Právo na výmaz – v některých případech máte právo, aby byly vaše osobní údaje vymazány. Vaše osobní údaje budou bez zbytečného odkladu vymazány, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

• osobní údaje již nejsou potřeba pro účely, pro které byly zpracovávány,
• odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je váš souhlas nezbytný a zároveň neexistuje jiný důvod, proč tyto údaje je možné nadále zpracovávat,
• využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže bod Právo vznést námitku proti zpracování) u osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě oprávněných zájmů společnosti Synergy Gold a je shledáno, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, neexistují nebo
• se domníváte, že zpracování osobních údajů prováděné společností Synergy Gold přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy. Toto právo se neuplatní v případě, že zpracování osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění právní povinnosti společnosti Synergy Gold nebo určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

d) Právo na omezení zpracování – v některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů společnost Synergy Gold omezí, pokud:

• popíráte přesnost osobních údajů, než je zjištěno, jaké údaje jsou správné,
• vaše osobní údaje jsou zpracovávány bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co je možné zpracovávat), ale vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste v budoucnu takové údaje společnosti Synergy Gold stejně poskytli),
• vaše osobní údaje již nejsou potřeba pro shora uvedené účely zpracování, ale požadujete je pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
• vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v bodě Právo vznést námitku proti zpracování. Po dobu, po kterou je šetřeno, je-li Vaše námitka oprávněná, je společnost Synergy Gold povinna zpracování vašich osobních údajů omezit.

e) Právo na přenositelnost – máte právo získat od společnosti Synergy Gold všechny osobní údaje, které jste jí poskytli a které jsou zpracovávány na základě vašeho souhlasu. Vaše osobní údaje vám budou poskytnuty ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Aby bylo možné na vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které jsou zpracovávány automatizovaně v elektronických databázích.

f) Právo vznést námitku proti zpracování – máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě oprávněného zájmu společnosti Synergy Gold. Osobní údaje poté společnost Synergy Gold přestane zpracovávat, ledaže zde budou závažné oprávněné důvody pro to, aby v takovém zpracování pokračovala. Společnost Synergy Gold na základě námitky vždy přestane vaše osobní údaje zpracovávat pro účely přímého marketingu.

g) Právo podat stížnost – kdykoli se můžete v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů obrátit se stížností na dozorový úřad, jimž je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz.

7. Jak můžete společnost Synergy Gold kontaktovat?

V případě jakéhokoli dotazu ke zpracování Vašich osobních údajů či uplatnění výše uvedených práv se můžete obrátit na společnost Synergy Gold písemně na adrese sídla společnosti, či v obchodních kancelářích na adrese Panská 5, Praha 1 nebo e-mailové adrese obchod@synergygold.cz